Heikot signaalit antavat organisaatiolle etumatkaa tulevaisuuteen

Heikko signaali on outo ja hämmentävä tapahtuma. Heikot signaalit havaitsee, kun ensimmäisiä kertoja tapahtuu jotain uutta. Koska muutoksen syntymisestä voidaan aluksi havaita heikkoja signaaleja, niiden havainnointi ja analysointi on yksi keino organisaatiolle nähdä tulevaisuuden muutokset aikaisemmin ja saada enemmän aikaa valmistautua niihin. Heikkojen signaalien etu ei jää ainoastaan tähän, vaan niiden avulla organisaation on mahdollista myös innovoida uudenlaisia tuotteita ja palveluita tulevaisuuden nouseviin asiakastarpeisiin. Organisaatioissa heikkoja signaaleja tulisi kerätä, analysoida ja pohtia niiden vaikutusta tulevaisuuteen ja strategiaan.

Isoista muutoksista voidaan aina havaita ennakkoon heikkoja signaaleita, mutta kaikki heikot signaalit eivät indikoi muutosta.

Digitalisaatio on megatrendi, iso muutos, joka näkyy kaikkialla elämässämme. Organisaatio, joka elää ilman digitaalisia tuotteita ja palveluita kuuluu eittämättä kivikaudelle. Mutta digitalisaatio ei ole aina ollut olennainen osa elämäämme. Muutos analogisesta maailmasta digitaaliseen on tapahtunut lopulta hitaanlaisesti. Heikkoja signaaleja digitalisaation eri ulottuvuuksista on ollut näkyvissä ennen kuin niistä on tullut valtavirtaa. Ensimmäiset pankkikortit, viivakoodit, kanisterin kokoiset matkapuhelimet ja kannettavat tietokoneet, joita ajan ihmiset ovat ihmetelleet, kauhistelleet ja suurentunein silmin tuijotelleet, ovat olleet aikansa heikkoja signaaleja. Niille on kenties naurettu: ei noista ikinä tule mitään suurta juttua. Aika on kuitenkin todistanut epäilykset vääriksi.

Vaikka jokaisesta isosta muutoksesta voidaan taaksepäin katsoessa havaita heikkoja signaaleja, kaikki tämän päivän heikot signaalit eivät kerro nousevasta muutoksesta. Ne voivat vain olla ohimeneviä outoja ilmiöitä, joista ei ikinä tule mitään isoa. Heikot signaalit ovatkin haasteellisia, koska etukäteen ei voida arvioida sitä, mikä heikko signaali indikoi muutosta ja mikä ei. Onneksi tällä ei kuitenkaan ole niin väliä. Nimittäin yhteen heikkoon signaaliin ei kannata luottaa. Heikkoja signaaleja tulee kerätä ja analysoida. Jos nähdään monia samansuuntaisia heikkoja signaaleja, voivat ne yhdessä indikoida uuden trendin nousemisesta.

Signaaleista strategiaan

Kymmenen vuotta sitten julkaistun väitöskirjani otsikko oli Weak signals in organizational futures learning eli vapaasti suomeksi käännettynä "Heikot signaalit organisaation tulevaisuusoppimisessa". Visioni heikkoihin signaaleihin liittyen oli huima: koko organisaatio tulisi valjastaa keräämään signaaleja. Arkielämän signaalihavainnoista klusteroitaisiin trendejä ja näitä trendejä sitten käytettäisiin skenaarioiden tekemiseen. Skenaarioiden avulla sitten testattaisiin strategiaa ja mietittäisiin strategian vahvuuksia ja heikkouksia eri tulevaisuuden maailmoissa. Heikot signaalit kytkeytyisi siis suoraan johdon strategiatyöhön.

Sattuman kautta väitöskirjan tekemiseni aikoihin päädyin yhteistyöhön opiskelukaverini yrityksen Data Rangersin kanssa. Yhdessä kehitimme työkalun heikkojen signaalien keräämiseen ja analysointiin tarkoitetun ohjelmiston TrendWikin.

Koko organisaatio bongaa heikkoja signaaleja- Case Finpro

TrendWikiä alettiin käyttämään eri organisaatioissa kuten Tekesissä, Philipsillä ja Finprossa. Siirryin itse töihin Finprolle ennakointitiimiin ja pääsin käytännössä työskentelemään työkalun kanssa.

Finprolla heikkojen signaalien kerääminen otettiin tosissaan: jokainen työntekijä keräsi niitä TrendWikin avulla. Ennakointitiimin tehtävänä oli sitten analysoida ja klusteroida signaaleja trendeiksi, joita käytettiin sitten muun muassa skenaariotyössä ja strategiaprosessissakin. Julkaisimme myös trendilistoja.

Miten sitten heikkoja signaalien joukkoistaminen toteutettiin Finprolla Trendwiki-työkalulla onnistuneesti? Onnistuneen prosessin takana olivat seuraavat ajatukset: koulutus, työkalun helppous ja motivointi.

• Jokainen työntekijä koulutettiin Trendwiki-työkalun käyttöön.
• Itse työkalun käyttö oli tehty hyvin helpoksi, joten teknistä kynnystä käyttöön ei ollut. Jokaisen työntekijän tietokoneelle ja nettiselaimeen asennettiin "signaalinappi", jonka avulla käyttäjät pystyivät helposti lähettämään heikoista signaaleista kertovan nettisivun signaalipankkiin. Signaaleja pystyi myös lisäämään muita kautta.
• Isoin haaste signaalinkeräämisessä liittyi työntekijöiden motivoimiseen. Tätä varten jokaisen työntekijän työtavoitteeksi asetettiin muun toiminnan rinnalla kahden signaalin lisääminen TrendWikiin kuukaudessa. Johto seisoi tavoitteen takana, sillä ennakointi oli Finprossa nostettu strategian yhdeksi pilariksi.

(Signaalien lukumäärä (2/kk) haluttiin pitää alhaalla muutamasta syystä: asiasta ei haluttu liikaa kuormitusta työntekijöille. Toiseksi Finpron työntekijämäärällä saatiin jo satoja signaaleja kuukaudessa eikä enemmälle ollut tarvetta. Kolmanneksi: tavoite oli niin alhainen, että harva työntekijä kehtasi kommentoida, että ei työltään kerennyt yhteensä 5 minuutin signaalibongaukseen.)

• Signaalien keräämisen yksi motivointitapa oli myös se, että bongaajan nimi näkyi signaalin yhteydessä. Työntekijät myös tiesivät, ettei signaalit mene hukkaan, vaan jokainen signaali käydään läpi ennakointitiimin puolesta ja niitä käytetään trendien muodostamisessa ja muussa ennakoititoiminnassa.

TrendWikin avulla Finprossa saatiin kerättyä tuhansia heikkoja signaaleja vuosittain, joita me ennakointitiimissä sitten järjestelimme mahdollisiksi nouseviksi ilmiöiksi. Kirjoitin tästä prosessista myös akateemisen artikkelin Journal of Future Studies lehteen.

Lopuksi

Maailma muuttuu: niin kävi myös Finprolle, jota ei ole sellaisenaan enää olemassa. Samoin kävi myös TrendWikille. Luonnollisesti Finpron mallikasta joukkoistettua ennakointiprosessia ei myöskään ole olemassa. Muutos ei ole kuitenkaan aina pahasta: Finprosta tuli osa Business Finlandia ja TrendWiki päivittyi aikaa kestäväksi kännykässäkin toimivaksi Louhin työkaluksi, jota voi heikkojen signaalien joukkoistamisen lisäksi käyttää muun muassa lokaatioperusteisen markkinatutkimuksen tekemiseen.

Toivon, että ennakointia tehtäisiin organisaatioissa tänä päivänäkin yhtä antaumuksella kuin sitä Finprossa aikoinaan tehtiin: koko organisaation voimalla, jatkuvasti ja omistautuneesti.

Ennakointi ei ole mikään oman toimen ohella kerran vuodessa strategiapäivillä tehtävä pikku harjoitus, vaan sen pitää toimia samalla periaatteella kuin tulevaisuudenkin: sitä tehdään joka päivä ja kaikki yhdessä.

Tämä juttu julkaistu aikoinaan Bonfire sivustolla